Datenschutzerklärung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in drei Kategorien: Händler-Daten, Kunden-Daten (im Auftrag des Händlers über die Shopify-Admin-API) und technische Analytik-Daten.

Händler-Daten

• Shopify-Shop-Domain und Store-Name
• DHL-Business-Account-Zugangsdaten: der DHL-API-Key wird im Klartext gespeichert, das DHL-API-Passwort ist at-rest mit AES-256-GCM unter einem rotierbaren Master-Key verschlüsselt
• App-Konfiguration und Einstellungen, einschließlich eines Länder-Filters (ISO-Ländercodes, die der Händler von Retouren ausschließt — reine Konfiguration, keine personenbezogenen Daten)
• Gecachte Abonnement-Metadaten aus Shopify: Plan-Bezeichnung, Billing-Status, Trial-Enddatum, monatliche Bestellmengen-Zählung und Zeitstempel der letzten Prüfung. PackFlow verarbeitet keine Zahlungsdaten — die Abrechnung läuft ausschließlich über Shopify als Merchant of Record. Wir sehen keine Kreditkarten, Bankkonten oder Rechnungsadressen der Händler

Kunden-Daten (im Auftrag des Händlers über die Shopify-Admin-API)

• Name und E-Mail-Adresse (zur Identifikation der Bestellung bei der Retouren-Anmeldung)
• Versandadresse (für die Erzeugung des DHL-Retouren-Labels)
• Postleitzahl (nur bei der Packstation-Suche über die DHL-Standortsuche)
• Bestellinformationen: Bestellnummer, Positionen, Fulfillment-Status
• Shopify-Customer-ID (sofern vom Shop vergeben)
• Retouren-Notiz: optionales Freitextfeld, in dem der Kunde z.B. den Rückgabegrund beschreiben kann. Der Inhalt kann personenbezogene Informationen enthalten und wird so gespeichert, wie der Kunde ihn eingibt

Technische / Analytik-Daten

• Interne Status-Abfragen: Bestellnummer, Erfolgs-Flag und Zeitstempel. Diese Daten sind pseudonym, nicht anonym im Sinne von Art. 4 Nr. 5 DSGVO, da die Bestellnummer in Verbindung mit Shopify-Daten re-identifizierbar ist. In dieser Tabelle werden weder E-Mail-Adressen noch Tracking-Nummern gespeichert
• Webhook-Dedup-Marker zur Verhinderung doppelter Verarbeitung (keine PII, 90 Tage automatische Löschung)
• Retouren-Label-URL und QR-Code-URL: Links, die auf DHL-gehostete PDF-Dateien mit Kundendaten zeigen. Die PDF-Dateien selbst liegen bei DHL, nicht bei PackFlow

Wir verwenden die erhobenen Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionalität der App:

• Zuordnung eingehender Retouren zu konkreten Bestellungen anhand von Bestellnummer und E-Mail
• Erzeugung von DHL-Retouren-Labels und QR-Codes über die DHL Parcel DE Returns API unter Verwendung der Versandadresse des Kunden
• Verfolgung des Rücksendungs-Status über die DHL Shipment Tracking Unified API — ausschließlich intern, um den Eingang beim Händler zu dokumentieren. PackFlow betreibt kein öffentliches Tracking-Portal für Endkunden
• Packstation-Suche in der Nähe des Kunden über die DHL Unified Location Finder API auf Basis der vom Kunden angegebenen Postleitzahl
• Verwaltung von Retouren-Workflows (Genehmigung, Ablehnung, Status-Updates)
• Synchronisation abgeschlossener Retouren mit dem nativen Shopify-Returns-System (shopifyReturnId), damit der Händler die Retoure auch im Shopify-Admin sieht
• Tausch-Bestellungen: Wählt ein Kunde im Portal einen Tausch statt einer Rückerstattung, erzeugt PackFlow eine Shopify-Draft-Order mit den Kundendaten aus der Original-Bestellung. Die Draft-Order liegt bei Shopify; PackFlow speichert lediglich die exchangeOrderId-Referenz
• Shopify-Flow-Trigger: Bei den Ereignissen „dhl-return-created“, „dhl-label-created“ und „dhl-return-status-changed“ übergibt PackFlow die Felder customer_id, customer_email, order_number, return_reason, item_count und return_id an die Shopify-Flow-Engine. Diese Daten verlassen dabei nicht das Shopify-Ökosystem
• Händler-Statistiken (Retouren-Rate, Rückgabegründe, Zeitverlauf)
• Abonnement-Prüfung über Shopify Managed Pricing auf Basis der monatlichen Bestellmengen-Zählung

Wir geben personenbezogene Daten ausschließlich an die unten aufgeführten Auftragsverarbeiter weiter. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; der vollständige AVV ist unter https://tg-ai.de/avv abrufbar. Wir verkaufen, vermieten oder übergeben keine personenbezogenen Daten an andere Dritte zu Werbe-, Profiling- oder Marketing-Zwecken.

Shopify Inc. (Kanada / USA)

Shopify ist unser primärer Auftragsverarbeiter. Sämtliche Bestell-, Kunden-, Produkt-, Fulfillment-, Retouren- und Draft-Order-Daten stammen aus und liegen bei Shopify; PackFlow greift über die Shopify-Admin-API darauf zu. Als Merchant of Record übernimmt Shopify zudem die Händler-Abrechnung. Drittlandübermittlungen außerhalb des EWR sind über EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 im Rahmen der Shopify-DPA abgesichert.

Deutsche Post DHL Group (Deutschland)

DHL verarbeitet Daten über drei separate APIs, die jeweils auf die minimal erforderlichen Felder beschränkt sind:

• Parcel DE Returns (Retouren-Label-Erzeugung): Kundenname, E-Mail-Adresse und vollständige Rücksendeadresse
• Shipment Tracking Unified (Status des Rücksendungs-Versands): ausschließlich Tracking-Nummer
• Unified Location Finder (Packstation-Suche in der Nähe): ausschließlich Postleitzahl

DHL verarbeitet diese Daten auf EU-Infrastruktur nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Render Services, Inc. (Frankfurt, Deutschland)

Hosting-Provider der Anwendung und der PostgreSQL-Datenbank. Render betreibt die Infrastruktur, verarbeitet aber über die reine Speicherung hinaus keine personenbezogenen Daten aktiv in unserem Auftrag. Datenbank-Backups sind verschlüsselt.

PackFlow setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um:

• Alle Daten werden auf von Render in der EU (Frankfurt, Deutschland) betriebenen Servern gespeichert
• DHL-API-Passwörter werden at-rest mit AES-256-GCM unter einem rotierbaren Master-Key verschlüsselt
• Kundendaten (Name, E-Mail, Adresse, Retouren-Notizen) sind at-rest durch Datenbank-Access-Control und verschlüsselte Backups geschützt; PackFlow ist Auftragsverarbeiter und muss diese Daten lesen können, um den Service zu erbringen — eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung findet daher nicht statt
• Die gesamte Datenübertragung erfolgt über TLS 1.3
• Datenbank-Backups sind verschlüsselt
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf autorisiertes Personal beschränkt

Es gelten folgende Speicherfristen:

• Retouren-Datensätze und Retouren-Positionen: werden für die Dauer der App-Installation aufbewahrt. Bei Deinstallation werden alle zugehörigen Daten innerhalb von 48 Stunden über den shop/redact-Compliance-Webhook von Shopify gelöscht
• Analytik-Daten (Status-Lookup-Events, Webhook-Dedup-Marker): 90 Tage automatische Bereinigung, unabhängig vom Installationsstatus
• Gecachte Abonnement-Metadaten: werden gemeinsam mit dem Shop-Konto bei Deinstallation gelöscht (48 Stunden)
• Einzelne Kundendatensätze auf Anfrage: Löschung über den customers/redact-Compliance-Webhook von Shopify innerhalb von 30 Tagen nach Eingang
• Zahlungsrelevante Datensätze: von Shopify als Merchant of Record verwaltet; liegen nicht im Verantwortungsbereich von PackFlow

Als Kundin oder Kunde eines Händlers, der die App einsetzt, haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Anforderung einer Kopie der über Sie gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übertragung Ihrer Daten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte direkt an den Händler (Shop-Betreiber) als Verantwortlichen. Der Händler kann Anfragen über die Shopify-Compliance-Webhooks an uns weiterleiten.

Die App implementiert sämtliche von Shopify für DSGVO-Konformität vorgeschriebenen Compliance-Webhooks:

• customers/data_request: liefert alle gespeicherten Daten zu einem bestimmten Kunden zurück
• customers/redact: anonymisiert bzw. löscht sämtliche personenbezogenen Daten eines bestimmten Kunden
• shop/redact: löscht alle mit dem Shop eines Händlers verbundenen Daten (48 Stunden nach Deinstallation)

Die App setzt keine Cookies und verwendet keinen Browser-Local- Storage zur Identifikation. Die Authentifizierung im eingebetteten Admin erfolgt über Shopify-Session-Tokens.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Änderungen werden auf dieser Seite mit aktualisiertem Datum veröffentlicht. Die fortgesetzte Nutzung der App nach einer Änderung gilt als Zustimmung zur überarbeiteten Fassung.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Datenverarbeitung:

Für Betroffenenanfragen wenden Sie sich bitte an den Händler (Shop-Betreiber), der die App in seinem Shopify-Shop installiert hat.