Shopify Flow in der Praxis: 15 Automationen, die Ihren Arbeitsalltag verändern

Warum die meisten Shopify-Händler ihre Zeit verschwenden

Hier ist eine unbequeme Zahl: Der durchschnittliche Shopify-Händler verbringt 12-15 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die ein Computer in Sekunden erledigen könnte. Bestellungen prüfen, Kunden taggen, Lagerbestände überwachen, E-Mails verschicken, Reports erstellen.

Das Frustrierende: Shopify bietet mit Flow ein kostenloses Automatisierungs-Tool, das die meisten dieser Aufgaben übernehmen kann. Aber nur ein Bruchteil der Händler nutzt es — weil es an konkreten, nachvollziehbaren Beispielen fehlt.

Dieser Artikel liefert genau das. 15 Automationen, die wir in echten Shops implementiert haben, mit genauen Trigger-Condition-Action-Beschreibungen. Kopieren Sie, was für Sie passt.

Wie Shopify Flow funktioniert (die 2-Minuten-Version)

Flow arbeitet nach einem simplen Prinzip:

Trigger → Etwas passiert (Bestellung erstellt, Kunde registriert, Produkt aktualisiert)

Condition → Optionale Prüfung (Bestellwert über X€, Kunde aus Land Y, Lagerbestand unter Z)

Action → Was Flow tun soll (Tag hinzufügen, E-Mail senden, Bestellung markieren)

Sie können Conditions verschachteln (UND/ODER-Logik) und mehrere Actions hintereinander schalten. Das Ganze läuft in Echtzeit — sobald der Trigger auslöst, wird der Workflow in Sekunden durchlaufen.

Flow ist verfügbar ab dem Shopify Basic Plan (einige erweiterte Features nur in Advanced/Plus).

Teil 1: Kunden verstehen und segmentieren

Automation 1: Intelligentes Kunden-Tagging

Das manuelle Taggen von Kunden ist Zeitverschwendung — und trotzdem tun es die meisten Händler. Flow kann das komplett übernehmen.

Workflow: Neukunde vs. Stammkunde

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition 1: Kunde hat genau 1 Bestellung → Action: Tag "Neukunde" hinzufügen
• Condition 2: Kunde hat 2-5 Bestellungen → Action: Tags "Neukunde" entfernen, "Wiederkäufer" hinzufügen
• Condition 3: Kunde hat 6+ Bestellungen → Action: Tags aktualisieren auf "Stammkunde"

Warum das wichtig ist: Neukunden brauchen eine andere E-Mail-Kommunikation als Stammkunden. Neukunden bekommen eine Willkommensserie mit Markengeschichte und Vertrauen. Stammkunden bekommen exklusive Angebote und Early Access.

Automation 2: Ausgabenbasiertes VIP-Programm

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition: Kunden-Gesamtausgaben prüfen
• Bei über 500€: Tag "Bronze"
• Bei über 1.500€: Tag "Silber"
• Bei über 5.000€: Tag "Gold"
• Action: Entsprechende Tags setzen, niedrigere entfernen

Pro-Tipp: Verbinden Sie diese Tags mit Ihrem E-Mail-Marketing. Gold-Kunden bekommen persönliche Geburtstagsgrüße vom Geschäftsführer. Bronze-Kunden bekommen einen 10%-Gutschein zum Geburtstag. Die Differenzierung kostet nichts, macht aber einen großen Unterschied.

Automation 3: Geografische Segmentierung

• Trigger: Kunde erstellt
• Condition: Versandland prüfen
• Deutschland → Tag "DE"
• Österreich → Tag "AT"
• Schweiz → Tag "CH"
• Alle anderen → Tag "International"

Nutzen: Unterschiedliche Länder haben unterschiedliche Versandzeiten, Zollregelungen und Feiertagskalender. Wenn Sie Weihnachtskampagnen fahren, wollen Sie die Schweizer vielleicht anders ansprechen als die Österreicher.

Teil 2: Bestellungen intelligent verarbeiten

Automation 4: Automatische Betrugs-Prüfung

Shopify hat ein eingebautes Betrugserkennungssystem, aber Flow ermöglicht zusätzliche Regeln:

• Trigger: Bestellung erstellt
• Condition 1: Risikoanalyse = "hoch" UND Bestellwert über 300€ → Action: Bestellung pausieren, interne E-Mail an "fraud-check@firma.de" mit Bestelldetails
• Condition 2: Lieferadresse weicht von Rechnungsadresse ab UND Neukunde → Action: Tag "Manuell prüfen"
• Condition 3: Mehr als 3 Bestellungen von derselben E-Mail in 24 Stunden → Action: Bestellung pausieren

Aus der Praxis: Ein Kunde von uns hatte monatlich ca. 2.000€ Verlust durch Betrug. Nach der Implementierung dieser Flows sank der Betrug auf unter 200€/Monat. Die Flows sind nicht perfekt — es gibt False Positives — aber der Unterschied ist dramatisch.

Automation 5: Express-Bestellungen priorisieren

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition: Versandmethode enthält "Express" oder "Overnight"
• Action 1: Tag "PRIORITY" hinzufügen
• Action 2: Interne Benachrichtigung an Lager-Team
• Action 3: Bestellung an Anfang der Fulfillment-Queue setzen

Automation 6: Internationale Bestellungen routen

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition 1: Versandland ist EU → Action: Tag "EU-Versand"
• Condition 2: Versandland ist nicht EU → Action: Tag "Zoll-Versand", interne Notiz "Zolldokumente erstellen"

Warum das spart: Statt dass das Lager-Team jede Bestellung einzeln prüft, sehen sie sofort den Tag und wissen, welcher Prozess gilt.

Teil 3: Lagerbestand intelligent steuern

Automation 7: Mehrstufige Bestandswarnungen

• Trigger: Lagerbestand geändert
• Condition 1: Bestand unter 20 Stück → Action: Tag "Low Stock" am Produkt, E-Mail an Einkauf
• Condition 2: Bestand unter 5 Stück → Action: Tag "Critical Stock", Slack-Nachricht an Geschäftsführung
• Condition 3: Bestand = 0 → Action: Produkt aus allen automatischen Collections entfernen (damit es nicht in "Neuheiten" oder "Bestseller" erscheint, obwohl es nicht lieferbar ist)

Der Unterschied zu einem simplen Alert: Statt einer einzigen Warnung bei 0 Bestand bekommen Sie ein Frühwarnsystem. Bei 20 Stück kann der Einkauf nachbestellen, bevor es kritisch wird. Bei 5 Stück weiß die Geschäftsführung, dass ein Bestseller bald ausverkauft ist.

Automation 8: Bestand aufgefüllt — automatisch reaktivieren

• Trigger: Lagerbestand geändert
• Condition: Bestand war 0 und ist jetzt über 0
• Action 1: Produkt wieder in Collections aufnehmen
• Action 2: "Back in Stock"-Tag hinzufügen
• Action 3: Wartelisten-App triggern (über Webhook), um Interessenten zu benachrichtigen

Automation 9: Saisonartikel automatisch steuern

• Trigger: Geplant (Datum)
• Condition: Produkt hat Tag "Sommer-Kollektion"
• Action (1. April): Produkt veröffentlichen, in "Sommer"-Collection aufnehmen
• Action (30. September): Produkt auf "Draft" setzen, aus Collections entfernen

Pro-Tipp: Legen Sie die Saisontermine als Tags an den Produkten an (z.B. "season-start:04-01", "season-end:09-30"). So können Sie den Flow generisch bauen statt für jede Saison einzeln.

Teil 4: Marketing automatisieren

Automation 10: Post-Purchase-Flow basierend auf Produktkategorie

Das ist einer der wirkungsvollsten Flows, den die meisten Shops nicht nutzen:

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition 1: Bestellung enthält Produkt aus Collection "Kaffee" → Action: Tag "Käufer-Kaffee", Webhook an Klaviyo für "Kaffee-Nachkauf-Serie" (nach 30 Tagen erinnern)
• Condition 2: Bestellung enthält Produkt aus Collection "Zubehör" → Action: Tag "Käufer-Zubehör", Webhook an Klaviyo für "Upgrade-Serie" (passende Premium-Produkte vorstellen)

Warum das funktioniert: Statt allen Kunden denselben Newsletter zu schicken, erhalten sie auf ihr Kaufverhalten abgestimmte Inhalte. Ein Kaffeekäufer bekommt nach 30 Tagen eine Erinnerung zum Nachkauf. Ein Zubehör-Käufer bekommt Vorschläge für das passende Hauptprodukt. Das ist keine Raketenwissenschaft, aber es erfordert, dass Sie Ihre Kunden segmentieren — und genau das macht Flow automatisch.

Automation 11: Bewertungs-Reminder mit intelligentem Timing

• Trigger: Fulfillment erstellt
• Condition: Versandmethode prüfen
• Standard-Versand (3-5 Tage) → Action: Nach 10 Tagen Bewertungs-E-Mail triggern (über Webhook oder direkt an Bewertungs-App)
• Express-Versand (1-2 Tage) → Action: Nach 5 Tagen Bewertungs-E-Mail triggern

Der Gedanke dahinter: Die meisten Shops senden Bewertungsanfragen X Tage nach Bestellung. Aber wenn das Paket 7 Tage braucht und die E-Mail nach 5 Tagen kommt, hat der Kunde das Produkt noch nicht. Mit Flow können Sie das Timing an die Versandmethode anpassen.

Automation 12: Win-Back-Kampagne intelligent auslösen

• Trigger: Geplant (täglich)
• Condition: Kunden, die vor 60-90 Tagen zuletzt bestellt haben UND keinen Tag "Win-Back-gesendet" haben
• Action 1: Tag "Win-Back-gesendet" hinzufügen
• Action 2: Webhook an E-Mail-Tool mit personalisiertem Gutscheincode

Wichtig: Der Tag "Win-Back-gesendet" verhindert, dass Kunden die Kampagne mehrfach erhalten. Ein simples Detail, das viele vergessen — mit dem Ergebnis, dass Kunden sich genervt abmelden.

Teil 5: Interne Prozesse optimieren

Automation 13: Täglicher Operations-Report

• Trigger: Geplant (täglich um 8:00)
• Action: Slack-Nachricht oder E-Mail mit:
• Bestellungen der letzten 24 Stunden (Anzahl und Gesamtwert)
• Produkte mit kritischem Bestand
• Bestellungen mit hohem Betrugsrisiko
• Offene Retourenanfragen

Aus der Praxis: Dieser Flow ersetzt für viele Teams das morgendliche "Dashboard-Checking". Statt 15 Minuten im Shopify Admin zu klicken, bekommen alle relevanten Personen die wichtigsten Zahlen um 8 Uhr auf ihr Handy.

Automation 14: Eskalation bei Fulfillment-Verzögerung

• Trigger: Geplant (täglich)
• Condition: Bestellungen, die seit mehr als 2 Tagen bezahlt aber nicht fulfilled sind
• Action (2 Tage): Interne Benachrichtigung an Lager-Manager
• Action (4 Tage): Eskalation an Operations-Leiter
• Action (5 Tage): Automatische E-Mail an Kunden mit Entschuldigung und Tracking-Info

Warum das Gold wert ist: Kunden beschweren sich selten über langsamen Versand — sie beschweren sich über fehlende Kommunikation. Wenn sie proaktiv informiert werden, sinkt die Stornierungsrate drastisch.

Automation 15: Produkt-Performance-Alerts

• Trigger: Geplant (wöchentlich)
• Condition 1: Produkt hat in den letzten 30 Tagen 0 Views → Action: Tag "Unsichtbar" (SEO oder Kategorisierung prüfen)
• Condition 2: Produkt hat über 500 Views aber 0 Sales → Action: Tag "Conversion-Problem" (Preis, Beschreibung oder Bilder prüfen)
• Condition 3: Produkt hat Conversion Rate über 5% → Action: Tag "Top-Performer"

Der Wert dieser Automation: Ohne sie bleiben schlecht performende Produkte monatelang unbemerkt im Shop. Mit ihr erhalten Sie wöchentlich eine Liste von Produkten, die Aufmerksamkeit brauchen — und von Top-Performern, die Sie stärker bewerben sollten.

Fortgeschritten: Flows verketten

Die wirkliche Macht von Flow entfaltet sich, wenn Sie Flows miteinander verketten. Ein Beispiel:

Flow 1: Neukunden-Identifikation

• Trigger: Bestellung bezahlt
• Condition: Erste Bestellung
• Action: Tag "Neukunde", Webhook an CRM

Flow 2: Neukunden-Onboarding

• Trigger: Kunde getaggt mit "Neukunde"
• Action 1: Willkommens-Gutschein generieren (10% auf nächste Bestellung)
• Action 2: Webhook an E-Mail-Tool für Willkommensserie
• Action 3: Slack-Nachricht an Sales-Team (bei B2B-Kunden)

Flow 3: Neukunden-Conversion-Tracking

• Trigger: Geplant (30 Tage nach Tag "Neukunde")
• Condition: Keine zweite Bestellung
• Action: Tag "Neukunde-nicht-konvertiert", Win-Back-Kampagne auslösen

Diese drei Flows bilden zusammen einen kompletten Neukunden-Lifecycle — vom ersten Kauf bis zur Reaktivierung.

Was Flow nicht kann (und was Sie stattdessen tun)

Keine komplexen Berechnungen

Flow kann keine Formeln berechnen. Wenn Sie dynamische Preise, Rabatt-Staffeln oder gewichtsbasierte Versandkosten brauchen, nutzen Sie Shopify Functions.

Keine externen API-Aufrufe (direkt)

Flow kann Webhooks senden, aber keine API-Antworten verarbeiten. Für komplexe Integrationen brauchen Sie ein Backend (z.B. eine serverlose Funktion auf AWS Lambda oder Vercel), das den Webhook empfängt, externe APIs aufruft und das Ergebnis über die Shopify Admin API zurückschreibt.

Keine Echtzeit-UI-Änderungen

Flow arbeitet im Hintergrund. Es kann keine Pop-ups anzeigen, keine Banner einblenden oder die Darstellung des Shops in Echtzeit verändern. Dafür brauchen Sie Theme-Code oder Apps.

Keine zeitgesteuerten Delays innerhalb eines Flows

Flow führt alle Actions sofort nacheinander aus. "Warte 3 Tage, dann sende E-Mail" ist nicht direkt möglich. Sie müssen stattdessen einen geplanten Flow nutzen, der täglich nach Kunden sucht, bei denen die Bedingung seit X Tagen erfüllt ist.

So starten Sie: Der 30-Tage-Plan

Woche 1: Quick Wins (je 10-15 Minuten)

• Kunden-Tagging nach Bestellanzahl einrichten (Automation 1)

• Low-Stock-Alerts für Top-10-Produkte (Automation 7)

• Betrugs-Prüfung für Hochrisiko-Bestellungen (Automation 4)

Woche 2: Marketing-Grundlagen

• Post-Purchase-Flow nach Produktkategorie (Automation 10)

• Bewertungs-Reminder mit intelligentem Timing (Automation 11)

• Geografische Segmentierung (Automation 3)

Woche 3: Operations

• Express-Priorisierung (Automation 5)

• Täglicher Operations-Report (Automation 13)

• Fulfillment-Eskalation (Automation 14)

Woche 4: Feinschliff

• VIP-Programm (Automation 2)

• Win-Back-Kampagne (Automation 12)

• Produkt-Performance-Alerts (Automation 15)

• Saisonartikel-Steuerung (Automation 9)

• Bestand-Reaktivierung (Automation 8)

• Internationale Bestellungen routen (Automation 6)

Was das in Zahlen bringt

Ein konkretes Beispiel aus einem Fashion-Shop mit ca. 500 Bestellungen/Monat:

13 Stunden pro Woche gespart. Bei einem Stundensatz von 30€ sind das 1.560€/Monat — für Flows, die einmal eingerichtet werden und dann laufen.

Die Einrichtung aller 15 Flows hat in diesem Fall etwa 20 Stunden gedauert. Die Amortisierung: unter 2 Wochen.

Die wichtigste Lektion

Automatisierung ist kein einmaliges Projekt. Es ist eine Denkweise. Jedes Mal, wenn Sie etwas manuell tun und denken "das mache ich jede Woche", ist das ein Signal: Das sollte ein Flow sein.

Starten Sie klein. Nehmen Sie die eine Aufgabe, die Sie am meisten nervt. Bauen Sie einen Flow. Messen Sie die Zeitersparnis. Und dann die nächste. Nach 30 Tagen werden Sie sich fragen, warum Sie das nicht schon vor einem Jahr gemacht haben.